Conditions Générales d'Utilisation

1. Objet

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU ») ont pour objet de définir les modalités et conditions d'utilisation de la plateforme Nanilex (ci-après « le Service »), accessible à l'adresse app.nanilex.fr.

Le Service est édité par la société NANEO, SAS au capital de 5 000 €, dont le siège social est situé au 930 route des Dolines, 06560 Valbonne (ci-après « l'Éditeur »).

L'utilisation du Service implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGU. En cas de désaccord avec tout ou partie de ces conditions, l'Utilisateur est invité à ne pas utiliser le Service.

2. Définitions

• « Utilisateur » : toute personne physique ou morale qui accède au Service et crée un compte.
• « Compte » : espace personnel de l'Utilisateur, accessible via ses identifiants de connexion.
• « Service » : l'ensemble des fonctionnalités proposées par la plateforme Nanilex.
• « Crédits » : unités de consommation permettant d'accéder aux fonctionnalités payantes du Service.
• « Dossier » : espace de travail regroupant les informations, documents et données relatives à une affaire juridique.
• « Contenu » : tout élément (texte, document, image, donnée) téléchargé ou créé par l'Utilisateur sur le Service.
• « IA » : Intelligence Artificielle, désignant les fonctionnalités d'analyse et de génération automatisées du Service.

3. Description du Service

Nanilex est une plateforme de gestion de cabinet d'avocats intégrant des fonctionnalités d'intelligence artificielle. Le Service comprend notamment :

3.1 Fonctionnalités de base (accès gratuit)

• Création et gestion de dossiers juridiques (limité à 2 dossiers actifs)
• Gestion de contacts (limité à 15 contacts)
• Stockage de documents (limité à 20 documents par dossier, 1 Go total)
• Agenda et suivi du temps
• Facturation de base

3.2 Formules d'abonnement

• Essentiel : accès complet au Service, dossiers et contacts sans limitation de nombre
• Supérieur : mêmes fonctionnalités, avec des enveloppes d'usage plus larges (article 5.2)

Les deux formules ouvrent le même périmètre fonctionnel. Elles se distinguent par l'ampleur de l'usage, non par les fonctionnalités accessibles.

3.3 Fonctionnalités d'intelligence artificielle

• Analyse automatique de documents
• Assistant conversationnel (Maître Anaïs)
• Génération de documents juridiques (+100 modèles)
• Rédaction de plaidoiries et écritures

3.4 Services tiers intégrés

• Recherche d'entreprises : Pappers, Infogreffe, INSEE Sirene
• Recherche juridique : Legifrance (textes de loi, jurisprudence)
• Envoi de courriers recommandés : AR24 (LRE et LRAR hybride)

4. Inscription et Compte

4.1 Création de compte

L'accès au Service nécessite la création d'un compte. L'Utilisateur peut s'inscrire :

• Par email et mot de passe
• Via un compte Google, Apple ou Microsoft (OAuth)

L'Utilisateur s'engage à fournir des informations exactes et à jour lors de son inscription.

4.2 Vérification de l'email

Un email de vérification est envoyé lors de l'inscription. L'Utilisateur dispose de 24 heures pour valider son adresse email.

4.3 Sécurité du compte

L'Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants. Il peut activer l'authentification à deux facteurs (2FA) pour renforcer la sécurité de son compte.

En cas de suspicion d'accès non autorisé, l'Utilisateur doit immédiatement modifier son mot de passe et contacter le support.

4.4 Suppression de compte

L'Utilisateur peut demander la suppression de son compte à tout moment depuis les paramètres. Un délai de grâce de 30 jours est appliqué, pendant lequel l'Utilisateur peut annuler sa demande. Passé ce délai, les données sont anonymisées conformément à notre Politique de confidentialité.

5. Tarification et paiement

5.1 Modèle économique

Le Service est proposé par abonnement mensuel, souscrit par utilisateur. Deux formules sont commercialisées :

• Élève-avocat : 8,25 € HT par mois, réservée aux élèves-avocats en cours de formation (article 5.6)
• Essentiel : 30 € HT par mois et par utilisateur
• Supérieur : 100 € HT par mois et par utilisateur

Aucun coût additionnel n'est facturé au titre du volume d'utilisation, du stockage ou des fonctionnalités d'intelligence artificielle : l'abonnement couvre l'usage du Service.

Une période d'essai gratuite de sept jours est offerte, sans carte bancaire et sans limitation fonctionnelle. Elle s'ouvre au premier message adressé à l'assistant.

Les formules ouvrent le même périmètre fonctionnel. Elles se distinguent par l'ampleur de l'usage et par les conditions d'accès, non par les fonctionnalités accessibles.

5.2 Enveloppes d'usage

Chaque formule comporte des enveloppes d'usage destinées à prévenir une consommation anormale, et non à rationner un usage professionnel normal. Un avocat exerçant dans des conditions habituelles ne les rencontre pas.

Lorsqu'une enveloppe est atteinte, le Service en informe l'Utilisateur, lui indique la date à laquelle elle se renouvelle et lui propose, le cas échéant, la formule supérieure. L'accès aux données et aux dossiers n'est jamais interrompu.

NANEO se réserve la faculté d'ajuster l'ampleur de ces enveloppes. Tout ajustement défavorable à l'Utilisateur lui est notifié dans les conditions prévues à l'article 5.5.

5.3 Changement de formule

L'Utilisateur peut changer de formule à tout moment depuis son espace.

Le passage à la formule supérieure prend effet immédiatement et est facturé au prorata : la part de l'abonnement en cours restant à courir est déduite du montant dû.

Le passage à la formule inférieure prend effet à l'échéance de la période en cours, déjà réglée, dont l'Utilisateur conserve le bénéfice jusqu'à son terme.

5.4 Paiement

Les paiements sont traités par Stripe, prestataire de paiement sécurisé. NANEO n'a pas accès aux données bancaires complètes de l'Utilisateur.

L'abonnement est facturé mensuellement, par avance, et se reconduit tacitement par périodes d'un mois. Les prix sont exprimés hors taxes ; la taxe sur la valeur ajoutée applicable s'y ajoute.

5.5 Révision des tarifs

NANEO peut réviser ses tarifs. Toute révision est notifiée à l'Utilisateur par courrier électronique au moins deux mois avant sa prise d'effet.

L'Utilisateur qui n'accepte pas le nouveau tarif peut résilier son abonnement sans frais avant la date d'entrée en vigueur ; l'ancien tarif lui reste appliqué jusqu'au terme de la période en cours.

5.6 Conditions préférentielles

NANEO applique les conditions suivantes, cumulables avec aucune autre remise, sur justification et pour la durée où la condition demeure remplie :

• Avocats inscrits à un barreau : remise de 20 % sur le tarif de la formule souscrite, sans limitation de durée. Justificatif : attestation d'inscription au tableau.
• Élèves-avocats : accès gratuit pendant la durée de la formation, dans la limite d'une enveloppe d'usage réduite (article 5.2). L'élève-avocat qui souhaite l'enveloppe complète peut souscrire la formule Élève-avocat à 8,25 € HT par mois, qui ouvre le même usage que la formule Essentiel. Justificatif : certificat de scolarité d'un centre régional de formation professionnelle d'avocats.
• Deux premières années d'exercice : remise de 50 %, que l'avocat exerce à titre individuel, comme collaborateur ou en qualité de salarié. Le décompte court à compter de la prestation de serment.

À l'expiration d'une condition, le tarif applicable devient celui de la condition suivante à laquelle l'Utilisateur peut prétendre, ou à défaut le tarif de l'article 5.1. Le passage d'une condition à l'autre est notifié par courrier électronique au moins un mois avant sa prise d'effet.

5.7 Refacturation aux clients

Le Service fournit un détail des diligences et des consommations par dossier, afin de faciliter leur refacturation par l'Utilisateur à ses propres clients.

6. Utilisation du Service

6.1 Usage autorisé

Le Service est destiné à un usage professionnel dans le cadre de l'exercice de la profession d'avocat ou de professions juridiques connexes.

6.2 Obligations de l'Utilisateur

L'Utilisateur s'engage à :

• Utiliser le Service conformément à sa destination et aux présentes CGU
• Ne pas utiliser le Service à des fins illégales ou non autorisées
• Respecter les droits de propriété intellectuelle de tiers
• Ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité du Service
• Ne pas surcharger intentionnellement les infrastructures du Service
• Respecter le secret professionnel applicable à sa profession

6.3 Contenus interdits

L'Utilisateur s'interdit de télécharger ou générer via le Service tout contenu :

• Illicite, diffamatoire, injurieux ou portant atteinte à la vie privée
• Contrefaisant les droits de propriété intellectuelle de tiers
• Contenant des virus ou codes malveillants
• Incitant à la haine, la violence ou la discrimination

7. Intelligence Artificielle

7.1 Fonctionnement

Le Service utilise des technologies d'intelligence artificielle pour analyser des documents et générer du contenu. Ces fonctionnalités sont alimentées par des modèles de langage (GPT-4, GPT-4o) fournis par OpenAI.

7.2 Qualité et fiabilité

NANEO met en œuvre des techniques avancées (RAG, fine-tuning, audits) pour garantir la qualité des réponses IA. Néanmoins :

7.3 Données et confidentialité

Les documents analysés par l'IA sont traités de manière sécurisée. Aucune donnée personnelle identifiable n'est transmise aux fournisseurs d'IA. Les conversations et analyses sont isolées par utilisateur et par dossier.

8. Secret professionnel de l'avocat

NANEO reconnaît que les Contenus confiés au Service par un Utilisateur avocat sont, par nature, couverts par le secret professionnel prévu à l'article 66-5 de la loi du 31 décembre 1971 et par le Règlement Intérieur National de la profession.

NANEO s'engage en conséquence à :

• ne prendre connaissance des Contenus que dans la stricte mesure nécessaire à la fourniture du Service, à sa maintenance ou à la résolution d'un incident signalé par l'Utilisateur ;
• soumettre l'ensemble de son personnel et de ses prestataires à une obligation de confidentialité de même portée ;
• ne communiquer aucun Contenu à un tiers, sauf obligation légale à laquelle il ne peut être fait échec ;
• informer l'Utilisateur, sauf interdiction légale, de toute demande d'accès aux Contenus émanant d'une autorité publique française ou étrangère, préalablement à toute communication, et de contester cette demande dans la mesure permise par le droit applicable ;
• ne recourir à aucun fournisseur d'intelligence artificielle établi hors de l'Union européenne, ni à titre principal ni à titre de secours.

Le personnel de NANEO habilité à accéder aux Contenus est nommément désigné. Ses accès font l'objet d'une journalisation consultable par l'Utilisateur.

9. Propriété des données

9.1 Données de l'Utilisateur

L'Utilisateur reste propriétaire de l'ensemble des Contenus qu'il télécharge ou crée sur le Service. NANEO n'acquiert aucun droit de propriété sur ces Contenus.

9.2 Licence d'utilisation

L'Utilisateur accorde à NANEO une licence non exclusive, mondiale et gratuite d'utiliser ses Contenus dans le seul but de fournir et améliorer le Service (stockage, traitement, analyse IA, sauvegarde).

9.3 Portabilité

L'Utilisateur peut à tout moment exporter ses données conformément au droit à la portabilité prévu par le RGPD.

9.4 Réversibilité

À tout moment pendant la durée du contrat, et pendant trente jours après sa résiliation, l'Utilisateur peut obtenir l'export de l'intégralité de ses Contenus — dossiers, contacts, documents, écritures et temps passés — dans des formats ouverts documentés.

Cet export est gratuit et ne peut être subordonné au paiement d'une quelconque somme, y compris en cas de litige sur les redevances.

Passé le délai de trente jours, les Contenus sont supprimés dans les conditions prévues à l'article 10.3.

10. Stockage et sécurité

10.1 Hébergement

Les données sont hébergées sur des serveurs OVHcloud situés en France (région de Gravelines). Les documents sont stockés sur le service de stockage objet d'OVHcloud, en France, avec chiffrement au repos (AES-256).

10.2 Sécurité

NANEO met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées :

• Chiffrement des données en transit (TLS) et au repos
• Authentification sécurisée avec option 2FA
• Journalisation des accès et actions
• Sauvegardes régulières

10.3 Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, NANEO en informe l'Utilisateur dans les quarante-huit heures suivant sa prise de connaissance, par courrier électronique et par une notification dans le Service.

Cette information comporte la nature de la violation, les catégories de données concernées, les conséquences probables et les mesures prises ou proposées pour y remédier, afin de permettre à l'Utilisateur de satisfaire à ses propres obligations au titre de l'article 33 du Règlement général sur la protection des données.

10.4 Conservation des données

Les données sont conservées pendant toute la durée d'utilisation du Service, puis :

• 30 jours après demande de suppression de compte
• 10 ans pour les preuves d'envoi LRAR (obligation légale)

11. Responsabilité

11.1 Responsabilité de NANEO

NANEO s'engage à fournir le Service avec diligence. Toutefois, NANEO ne peut être tenue responsable :

• Des dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, préjudice commercial, perte de données)
• Des erreurs ou inexactitudes dans les contenus générés par l'IA
• Des interruptions de service indépendantes de sa volonté
• Des actes de tiers (piratage, force majeure)
• De l'utilisation des données fournies par des services tiers (Pappers, Infogreffe, Legifrance)

11.2 Responsabilité de l'Utilisateur

L'Utilisateur est seul responsable :

• De l'utilisation qu'il fait du Service et des contenus générés
• Du respect de ses obligations déontologiques professionnelles
• De la confidentialité de ses identifiants de connexion
• Des contenus qu'il télécharge ou crée sur le Service

11.3 Plafond de responsabilité

La responsabilité de NANEO au titre des présentes, toutes causes confondues, est plafonnée au montant des redevances effectivement versées par l'Utilisateur au cours des douze mois précédant le fait générateur.

Ce plafond ne s'applique ni en cas de faute lourde ou dolosive, ni en cas de manquement à l'obligation de confidentialité stipulée à l'article 8, ni dans les cas où la loi l'interdit.

11.4 Assurance

NANEO déclare avoir souscrit une assurance de responsabilité civile professionnelle couvrant les conséquences pécuniaires des dommages causés dans le cadre de la fourniture du Service. Une attestation est communiquée à l'Utilisateur sur simple demande.

12. Disponibilité du Service

12.1 Taux de disponibilité

NANEO s'engage sur un taux de disponibilité mensuel de 99,5 %, soit une indisponibilité maximale d'environ trois heures quarante par mois.

Sont exclues du calcul les interruptions programmées annoncées au moins soixante-douze heures à l'avance, ainsi que les cas de force majeure.

12.2 Interruptions

Toute interruption programmée est annoncée par courrier électronique au moins soixante-douze heures à l'avance. Toute interruption non programmée fait l'objet d'une notification sans délai.

En cas d'indisponibilité du fournisseur de modèles d'intelligence artificielle, le Service signale l'interruption et n'y substitue aucun fournisseur établi hors de l'Union européenne. La consultation des dossiers, de l'échéancier et des pièces demeure assurée : seule la fonction d'assistance est suspendue.

12.3 Pénalités

En cas de manquement au taux stipulé à l'article 12.1, un avoir est accordé sur la redevance du mois concerné :

• disponibilité comprise entre 99 % et 99,5 % : 10 % de la redevance ;
• disponibilité comprise entre 95 % et 99 % : 25 % de la redevance ;
• disponibilité inférieure à 95 % : 50 % de la redevance.

L'avoir est accordé sur demande de l'Utilisateur, formée dans les trente jours suivant le mois concerné.

13. Continuité en cas de défaillance de l'éditeur

En cas de cessation d'activité, de liquidation ou de défaillance de NANEO, l'Utilisateur conserve un accès à ses Contenus pendant une durée de quatre-vingt-dix jours à compter de la notification de l'évènement, afin d'en obtenir l'export dans les conditions prévues à l'article 9.4.

NANEO maintient auprès de son hébergeur les dispositions nécessaires pour que cet accès survive à sa propre défaillance.

14. Modification des CGU

NANEO se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les modifications entreront en vigueur dès leur publication sur le Service.

L'Utilisateur sera informé des modifications substantielles par email ou notification dans l'application. La poursuite de l'utilisation du Service après modification vaut acceptation des nouvelles CGU.

15. Résiliation

14.1 Résiliation par l'Utilisateur

L'Utilisateur peut résilier son compte à tout moment depuis les paramètres de son compte.

14.2 Résiliation par NANEO

NANEO peut suspendre ou résilier l'accès d'un Utilisateur en cas de :

• Violation des présentes CGU
• Utilisation frauduleuse ou abusive du Service
• Non-paiement des sommes dues
• Comportement portant préjudice à NANEO ou aux autres Utilisateurs

16. Droit applicable et litiges

Les présentes CGU sont soumises au droit français.

En cas de litige relatif à l'interprétation ou l'exécution des présentes CGU, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable.

À défaut, tout litige sera soumis aux tribunaux compétents de Grasse (France).

Conformément à l'article L.612-1 du Code de la consommation, l'Utilisateur consommateur peut recourir gratuitement à un médiateur de la consommation en vue de la résolution amiable du litige.

17. Contact

Pour toute question relative aux présentes CGU :

• Par email : contact@nanilex.fr
• Par courrier : NANEO, 930 route des Dolines, 06560 Valbonne, France